qu'attendez vous de votre secrétaire?

[marine]

Bonjour!
Je dois prochainement participer au recrutement de ma future secrétaire... ce qui n'est pas facile! vous, qu'attendez vous de votre secrétaire? Qu'est ce qui vous paraît essentiel?
Pour moi, ce qui me paraît essentiel, c'est que la secrétaire ait déjà travaillé en service social, et qu'elle maitrise la notion de secret professionnel...

Mais vous, qu'en pensez vous?

[béné]

Bonjour,

Pour moi, J'attends aussi d'elle qu'elle soit capable de répondre au téléphone, dévaluer l'urgence de la situation, de proposer un rdv le cas échéant...qu'elle sache différer la demande....qu'elle maîtrise les rouages de l'insitution et qu'elle connaisse le circuit des dossiers, leur enregistrement sur l'informatique etc( je bosse en milieu hospitalier). Pour moi une bonne secrétaire sait être neutre face aux différents usagers, est capable de cerner la demande et l'urgence de la situation sans pour autant jouer " la seconde assistante sociale"

[lou]

Pour moi ma secrétaire doit être en capacité d'effectuer une pré-évaluation (est-ce urgent?...) de réorienter vers la structure adaptée si besoin (ccas, cpam, as scolaire...). Celà sous entend qu'elle connaisse le paysage institutionnel et le partenariat. Elle doit être accueillante et souriante pour mettre à l'aise les usagers.Elle doit savoir rassurer les personnes; Ne surtout pas être jugeante. Le secret professionnel est également très important. Je souhaite aussi que ma secrétaire prépare un minimum le rendez-vous administrativement parlant, que lors de la prise de rendez-vous elle demande aux personnes de venir au rdv avec tel, tel papiers quelle démarche ils doivent faire en amont du rdv. Par exemple si c'est pour une aide financière pour du mobilier que les personnes aient les devis, les charges, les ressources. Cela permets de perdre moins de temps sur le côté administratif et de laisser plus de place à la l'expression de l'usager durant l'entretien.J'apprécie aussi l'autonomie et le sens de l'initiative. Les connaissances en informatiques sont très appréciables. Souvent les secrétaires ont pleins de petits trucs informatiques qui te changent la vie!!!Enfin si en plus incollable en orthographe c'est super. En tout cas ne te trompes pas elle joue un rôle essentiel.
Bon courage

[pierre]

je suis ma propre secrétaire !
déjà, avoir une secrétaire...
après, on discute des conditions, du profil, etc.
y en a qui ont du bol on dirait !
mais bon, je déteste pas faire mes courriers tout seul

[mathilde]

nous c'est une secretaire pour 15!!!!!donc heuresement que yu n'en a pas si tu es tout seul.....

[Marie]

Bonjour!
J'ai l'impression qu'il y en a certaines qui voudraient que la secretaire fasse leur boulot à leur place...
Une secretaire n'a pas a evaluer l'urgence de la situation.
Elle doit savoir poser les bonnes questions pour nous aider à situer le probleme ; mais l'essentiel c'est le coté administratif! Courriers, photocopies...
Elle n'est pas la pour le travail relationnel même si biensur elle à sa mission d'accueil qui doit faire qu'elle doit se montrer sympathique et adaptable.

[mellebulle]

je me pose la question, parce que je suis étudiante, mais est-ce que le rôle d'une secrétaire est de demander les papiers à des gens qui ne sont pas sensés lui dire à elle pourquoi ils viennent voir un ASS ? Est-ce que la secrétaire a besoin de savoir en détail pourquoi ils sont là ?
Quand lou dit qu'elle aime quand la secrétaire à demander aux personnes d'amener tel ou tel papiers, cela implique-t-il que les usagers doivent forcément dire à la secrétaire pourquoi ils viennent et pas seulement prendre rdv en toute discrétion ?

[moi]

J'abonde dans le sens de Marie. Je trouve aussi qu'il y a des confusions dans les messages des uns et des autres. Notamment ce sens de la possession : "votre secrétaire", "ma secrétaire", "on en à une pour quinze". Comment l'analysez-vous ?

[ingrid]

une secretaire pour 15 dans un service ou ca brasse c'est peu, alors qu'en CMS, elles sont souvent plusieurs pour pas plus d'AS

je suis également d'accord sur l'evaluation de l'urgence d'ailleurs dans de nombreux CMS, les secretaires effectuent un entretien de pré accueil, c'est justement l'occasion de réorienter les personnes vers les services adaptés et d'éviter d'engorger les agendas des AS svt déjà blindés!!
et puis moi j'aime qu'elle puisse me dire ce qui est urgent et ce qui ne l'est pas!svt la secrétaire est la première personne a recevoir l'usager et celui ci lui donne bien souvent des information a caractere privé....et pourtant elles ne sont pas soumises à notre secret professionnel.....
Je travailles aux urgences d'un hôpital ( je suis également sur d'autres services), j'arrive le matin sans savoir ce qui va me tomber dessus dans la journée, je ne peux rien anticiper et ne peut que rarement prévoir des rdv sur du court ou long terme ( le plus svt avec les familles)...je dois être dispo pour les situations qui arrivent et lorsque la secrétaire du service social m'appelle, j'attends d'elle un minimun d'information sur la situation ( savoir la date de sortie de la personne âgée, voir si ca peut attendre le lendemain ou pas...)

[ola]

ce que j'attends de ma secrétaire ? une soumission totale, ni plus ni moins
dur à obtenir mais on y travaille