Démotivation

[Ellyn]

J'ai pris mon poste de directrice dans un multiaccueil mi-mai... Je suis confrontée à d'énormes soucis administratifs par manque d'organisation antérieure et par l'incompétence de certaines. Par ailleurs, j'ai affaire à des personnels en place depuis 7 ans, complètment englués dans leur routine, démotivés... Je ne sais pas par quel bout commencer pour arriver à retrouver une qualité d'acceuil satisfaisante... Toutes vos idées seront les bienvenues

[France]

Bonjour,
Faut pas se décourager si vite, t'en verra d'autres, crois moi... qd on prend la direction d'un établissement, il faut 3 ans pour être opérationnel, et la première année, c'est la découverte.
Qu'est ce que c'est un multi accueil ? dis moi en 2 mots pour que je vois si je peux t'aider.
De quels soucis administratifs parles tu ? essaies de me décrire à partir d'exemples
et haut les coeurs !

[Ellyn]

Dans ce cas précis, il s'agit d'une structure qui fonctionne en crèche et halte-garderie, pour une capacité d'accueil de 33 enfants de 2 mois et demi à 4 ans.
J'ai pris mes fonctions le 15 mai, et c'est une structure qui a fonctionné sans directrice pendant presque 3 ans la première fois puis 1an et demi ensuite.
Quand je parle de soucis administratifs, je sous entends que je dois faire tourner cette structure sans aucun budget car l'association qui la gère est en déficit. C'est une structure dont la reprise par la mairie a été repoussée plusieurs fois. Cela maintenant deux ans que la structure tourne sans budget défini...
Autre exemple : il y a eu tellement d'inscriptions d'acceptés sans logique qu'il y a plus d'enfants que ce que la crèche peut accueillir... J'ai du demander à la PMI une extension provisoire de capacité d'acceuil à 45 enfants pour pallier à cet état de fait...Je dois mettre en place tous les outils nécessaires à une gestion saine de cette structure. Il a fallu que je me batte pour donner des états corrects à la CAF pour qu'elle puisse nous verser les prestations...
En gros, c'est un énorme bazar où personne n'accepte de reconnaitre ses responsabilités dans la situation actuelle... et je me retrouve à devoir expliquer aux parents pourquoi je ne peux pas accepter leur enfants à la rentrée comme cela leur avait été promis en novembre 2005... Il n'y a même pas d'argent pour payer nos salaires... J'ai beaucoup de mal à travailler sans aucun cadre sur lequel m'appuyer...
Pour moi, c'est très lourd. Et l'équipe ne m'aide pas vraiment...Par moment, j'ai l'impression qu'elles me prennent pour la secrétaire qui était là avant...et qui devait se charger d'une partie de l'administratif pour que je puisse être auprès des enfants... Mais bon, faut pas baisser les bras, hein?

[France]

Bon,
Je ne suis pas de ce secteur mais peut être que mon expérience peut t'apporter qqch, essayons pour voir..
Le cadre : Il y a 2 ans, ma secrétaire est décédée volontairement, après un long arrêt maladie, je te passe les détails plus que dramatiques. Mais le fait est qu'elle m'a laissé dans une panade sans pareil car il a fallut que la boutique continue à tourner (40 salarié, 80 usagers), le tps que je retrouve une remplaçante secrétaire de direction (seule personnel administratif). Ce sont succédées 5 secrétaires qui me quittaient au bout d'un mois car elles ont toutes trouvés un CDI. Bref, je n'ai pas eu de bol sur cette histoire, surtout sur fond de haute crise intitutionnelle, liée à la première secrétaire. Mais c'est un autre pb...
Je ne suis pas secrétaire, c'est un métier. Comment j'ai fait pour m'en sortir ?
J'ai pris les papiers qui se présentaient un par un, j'ai fait une photocopie où, après prise de renseignements, j'ai noté dessus, en utilisant fuo, flêche et feutre rouge d'où cela venait, à quoi ça servait, ce que je devais en faire, où cela devait repartir et où je devais je classer. Bien sûr, j'ai mis en priorité tout ce qui touchait à l'argent (salaires, factures, frais de séjours etc....) J'ai collecté au fur et à mesure que les choses se présentaient. J'ai fait des tas pour rassembler ce qui entrait dans le même domaine : j'en ai tiré 3 classeurs où j'ai classé sous pochette plastique chaque doc. qui contenant les précieuses indications : personnel, Résidant, organisation générale.
Ainsi, je me suis construit une sorte de mode d'emploi que les secrétaires passantes ont beaucoup apprécié et venaient enrichir par leur propre recherche. Ce travail a été d'une extrême utilité et l'est toujours.
J'ai ordonné dans le PC, tous les documents, selon le même schéma, en classant par sous dossier ce qui ressortait en dominance de ces pochettes.
Dans les armoires, pareil, une partie d'armoire avec tous les salariés, une autre avec tous les résidants, une autre avec les organismes payeurs, une autre avec les registres obligatoires (personnel, résidents), une autre avec tout ce qui touche à la sécurité (conformité, APAVE, registre sécurité, plans, etc.. etc..., le but était , tu l'auras compris de rassembler par type de document. J'ai un classeur chrono où je classe tous les doubles, deux classeurs salariés où chaque salarié à une pochette plastique ds laquelle sont rangés tous les mois le dble des bulletins de paie, le plus récent dessus. J'ai une série de classeurs propres à chaque éléments organisationnels.
J'ai une banette factures à payer, une banette bon de livraison, commande, une banette "à classer". J'ai deux signataires dont l'un est réservés aux urgences.
Essaies d'utiliser des couleurs pour donner un sens aux choses, ainsi, j'utilise une couleur par année, le bleu en 2006. Tous les dossiers de l'année ont la même couleur, je ne cherche jamais, je les ranges à coté des dossiers de l'année précédente et en générale, les dossiers N-2 sont archivés.
Je ne sais pas si c'est le genre de conseils que tu attends, si c'est oui, dis le, j'ai encore quelques trucs que la situation de crise m'a forcé à trouver.
As-tu un PC, office ? si cela t'interesse, j'ai aussi quelques trucs utiles

Bon courage

[Ellyn]

Merci France.

Ce que tu dis va beaucoup m'aider, ne serait ce que pour pouvoir organiser mon travail dans les mois à venir. Je vais m'atteler à cette tâche de réorganisation et de classement pendant le mois d'août quand la structure sera fermée. Car vois-tu, je suis censée m'occuper des enfants en même temps que de tenir mon rôle de directrice... Pour la rentrée, j'ai l'intention de sectoriser mon temps en 50% directrice et 50% éducatrice. Il faut maintenant que j'arrive à caler les horaires de tout le monde pour que cela tourne.
Tous tes conseils et tuyaux seront les bienvenus.
Merci encore

[Aurelie]

Bonjour Ellyn, je suis adjointe de creche co, eje, et la directrice qui vient seulement d'arriver apres 3 mois de flottement, ne connait pas vraiment le boulot (j'adore)je suis obligée de lui montrer le travail.
Ne t'inquite pas si tu ne doutais pas tu ne serai pas une bonne responsable...

Je pense que tu dois bien faire le tour de l'administratif qui a mon sens ce gere beaucoup plus rapidement que "l'humain".
Mets au clair le budget; si tu n'as pas d'argent ( ou le minimum vital) alors tu ne peux pas lancer la creche dans le moindre projet, et ca ce n'est pas ta faute.
Ensuite, je pense qu'au lieu de faire une demande d'augmentation du nombre de place, j'aurai à l'inverse demandé une diminution de place d'accueil.
Il faut absolument que le siège social de ton multi accueil prenne conscience de la situation et pour cela il suffit de leur envoyer les parents mécontents... Tu dois absolument te protéger... et te donner du temps...
N'hesite pas si tu as besoin...
Je suis un peu fouilli dans ma reponse mais si tu as des questions précises, je pourrai peut etre t'aider.
Mais garde en tete, qu'il ne faut tirer qu'un lievre à la fois, et que tu n'es pas responsable de la situation.
A plus

[Ellyn]

Merci Aurélie.
Tu sais,si j'ai demandé une extension temporaire c'était juste car les enfants étaient en fait déjà présents sur la structure. Je ne pouvais pas dire aux parents concernés de ne pas les mettre...C'était aussi surtout une mesure pour me protéger en cas de problème... Mais je suis en train de tout remettre en ordre pour la rentrée.