Bonjour, au sein de notre structure, nous sommes une équipe d'une 10 aines de personnes, et nous rencontrons un problème au niveau de la communication interne, et du stockage, de la centralisation des informations. Pour exemple, les informations circulent avec difficultés au sein de l'équipe et ne remontent que partielement jusqu'à la direction alors qu'elles le devraient. Une réflexion est engagée pour transformer tout cela, mais par où commencer ?
Y aurait il parmi vous des personnes qui auraient des pistes à nous donner, des démarches ou outils à nous indiquer, qui nous permettraient de réorganiser notre travail de façon efficiente.
Merci.
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Démarches pour "ergonomiser" travail d'équipe
-
Eric L
Re: Démarches pour "ergonomiser" travail d'équipe
Bonjour Nicky
je vais peut etre ou surement vous enoncer des evidences ! donc commencer par le plus simple c'est a dire qu'en pense les autres et le prendre en compte
- d'abord le poser en equipe, en tant qu'objet de travail pour l'interet de tous ; solliciter les membres de l'equipe sur les points forts et faibles du fonctionnement de la communication, mettre en relief les points de satisfaction et d'insatisfactions (donc differencier points forts et satisfaction, faire des tableaux et des comptes rendus ecrits pour tout le monde), les ameliorations a apporter donnant une plus value dans le travail aupres et avec les personnes beneficiaires
- positiver l'attente de la direction concernant l'interet pour elle d'etre destinataire des informations qui doivent circuler
- proposer un seminaire de travail collectif pour reorganiser et reflechir aux outils partages
- mettre du tiers dans le vecu interactionnel de l'equipe (intervenant exterieur ;systemie etc)
- expliquer et encore expliquer et encore expliquer l'interet de ce que l'on souhaiterai mettre en place et y associant l'equipe et en la sollicitant tant sur la forme que sur le fond
En bref mon humble experience (j'y ai ete confronte) m'amene a vous partager qu'il faut ne pas etre frileux dans l'expression, parler, ecouter, prendre en compte, expliquer, et surtout etre coherent et honnete (intelectuellement etc)
cordialement
je vais peut etre ou surement vous enoncer des evidences ! donc commencer par le plus simple c'est a dire qu'en pense les autres et le prendre en compte
- d'abord le poser en equipe, en tant qu'objet de travail pour l'interet de tous ; solliciter les membres de l'equipe sur les points forts et faibles du fonctionnement de la communication, mettre en relief les points de satisfaction et d'insatisfactions (donc differencier points forts et satisfaction, faire des tableaux et des comptes rendus ecrits pour tout le monde), les ameliorations a apporter donnant une plus value dans le travail aupres et avec les personnes beneficiaires
- positiver l'attente de la direction concernant l'interet pour elle d'etre destinataire des informations qui doivent circuler
- proposer un seminaire de travail collectif pour reorganiser et reflechir aux outils partages
- mettre du tiers dans le vecu interactionnel de l'equipe (intervenant exterieur ;systemie etc)
- expliquer et encore expliquer et encore expliquer l'interet de ce que l'on souhaiterai mettre en place et y associant l'equipe et en la sollicitant tant sur la forme que sur le fond
En bref mon humble experience (j'y ai ete confronte) m'amene a vous partager qu'il faut ne pas etre frileux dans l'expression, parler, ecouter, prendre en compte, expliquer, et surtout etre coherent et honnete (intelectuellement etc)
cordialement
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Nicky
Re: Démarches pour "ergonomiser" travail d'équipe
Tout d'abord, Eric, je vous remercie de votre attention, d'avoir pris le temps de me répondre.
Des évidences ? On fini parfois par oublier l'essentiel quand on est au coeur des choses. Alors rappeller fortement que ce travail fastidieux dans un 1er temps, serait un bien tant pour l'équipe, nos conditions de travail, que pour la qualité de notre travail, donc par ricoché pour les bénéficiaires aussi, est une une idée essentielle, voire la base. L'idée du séminaire de travail collectif sur le sujet est intéressante...mais sur combien de temps, quelle forme etc...
L'équipe à un beau potentiel, la direction est ouverte à la nouveauté, mais dans notre équipe l'informalité semble toujours reprendre le dessus, chacun fini par refaire "à sa sauce" preque malgré lui avec les problèmes que cela crée.
En forçant exagérant beaucoup le trait :
Mauvaise organisation
=> perte d'informations
=> conflits stériles au sein de l'équipe
=> dommages pour l'unicité et la cohérence du travail d'équipe
=> dommages pour le public lui même.
Je me dis que si des outils ne sont pas utilisés c'est que quelques choses n'est pas fonctionnel ou que l'utilité n'a pas été réèllement comprise par l'équipe...
Nous ne sommes pas tous d'accord sur les raisons et l'ampleur des disfonctionnements. Pour certains la conscience professionnelle est sur le tapis, pour d'autres c'est juste l'organisation physique du travail (aménagement de l'espace,rangements etc.) qui pêche et induit le reste, pour d'autres il faudrait tout analyser, repenser de A à Z (je fais partie de ceux là), mais la tâche semble immense et quelque peu décourrageante, surtout qu'à côté de cela nous devons continuer de remplir nos missions.
Seulement si on ne le fait pas de façon dynamique et en condensé, le risque est que ce projet aussi se dilue en discussions inconstructives, je pense qu'il faut un encadrant un peu tonique pour cette réorganisation, qui permettra la participation de chacun tout en donnant une direction claire pertiente et ferme.
Puis je vous poser deux dernières questions ?
- En gros, notre équipe est composée de 1 secrétaire, 3 TMS, 1 CESF, 2 éducateurs, 1 chef de service et un directeur. Qui devrait sur le terrain être en charge d'animer ancadrer ce travail ? La chef de service ?
- J'ai du survoler cela durant mes études mais c'est hélas loin derrière moi, existe-t-il des démarches, des méthodologies à suivre reconnues pour effectuer ce type de réorganisation ?
Merci
Des évidences ? On fini parfois par oublier l'essentiel quand on est au coeur des choses. Alors rappeller fortement que ce travail fastidieux dans un 1er temps, serait un bien tant pour l'équipe, nos conditions de travail, que pour la qualité de notre travail, donc par ricoché pour les bénéficiaires aussi, est une une idée essentielle, voire la base. L'idée du séminaire de travail collectif sur le sujet est intéressante...mais sur combien de temps, quelle forme etc...
L'équipe à un beau potentiel, la direction est ouverte à la nouveauté, mais dans notre équipe l'informalité semble toujours reprendre le dessus, chacun fini par refaire "à sa sauce" preque malgré lui avec les problèmes que cela crée.
En forçant exagérant beaucoup le trait :
Mauvaise organisation
=> perte d'informations
=> conflits stériles au sein de l'équipe
=> dommages pour l'unicité et la cohérence du travail d'équipe
=> dommages pour le public lui même.
Je me dis que si des outils ne sont pas utilisés c'est que quelques choses n'est pas fonctionnel ou que l'utilité n'a pas été réèllement comprise par l'équipe...
Nous ne sommes pas tous d'accord sur les raisons et l'ampleur des disfonctionnements. Pour certains la conscience professionnelle est sur le tapis, pour d'autres c'est juste l'organisation physique du travail (aménagement de l'espace,rangements etc.) qui pêche et induit le reste, pour d'autres il faudrait tout analyser, repenser de A à Z (je fais partie de ceux là), mais la tâche semble immense et quelque peu décourrageante, surtout qu'à côté de cela nous devons continuer de remplir nos missions.
Seulement si on ne le fait pas de façon dynamique et en condensé, le risque est que ce projet aussi se dilue en discussions inconstructives, je pense qu'il faut un encadrant un peu tonique pour cette réorganisation, qui permettra la participation de chacun tout en donnant une direction claire pertiente et ferme.
Puis je vous poser deux dernières questions ?
- En gros, notre équipe est composée de 1 secrétaire, 3 TMS, 1 CESF, 2 éducateurs, 1 chef de service et un directeur. Qui devrait sur le terrain être en charge d'animer ancadrer ce travail ? La chef de service ?
- J'ai du survoler cela durant mes études mais c'est hélas loin derrière moi, existe-t-il des démarches, des méthodologies à suivre reconnues pour effectuer ce type de réorganisation ?
Merci
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Eric L
Re: Démarches pour "ergonomiser" travail d'équipe
Bonjour Nicky
il est interessant et important que l'equipe de direction se mobilise ensemble sur le sujet d'ou la proposition d'un seminaire ; par contre pour l'aspect operationnel je privilegie le cadre intermediaire qui est plus en proximite avec tous les membres de l'equipe, l'important est la restitution ! que celle ci se fasse toujours avec un ecrit cela formalise le travail des uns et des autres. Essayer d'etre dans une planification avec des dates butoirs,on ne peut pas passer 10 mois sur 12 a reflechir sur l'organisation, il faut avancer, tatonner, essayer, ameliorer et concretiser, quitte a en faire le bilan et retravailler un plan d'amelioration !
Si je peut me permettre vous avez une reelle opportunite au regard de l'evaluation interne, qui d'un cote vous est opposable mais peut donner au dela de l'aspect reglementaire des effets qui sont plus de l'ordre de l'evolution des pratiques, poser la question aux beneficiaires, tres souvent ils ont un regard tres a propos et aussi empreint d'analyse de se qui se passe dans l'organisation mise en place pour eux liee a leurs difficultes !
en tout cas je ressent dans vos propos une reelle envie de faire avancer les choses et cela, tres souvent, vaut bien toutes les techniques et les methodologies de reorganisation, donc bon courage et accrochez vous a vos aspirations
cordialement
il est interessant et important que l'equipe de direction se mobilise ensemble sur le sujet d'ou la proposition d'un seminaire ; par contre pour l'aspect operationnel je privilegie le cadre intermediaire qui est plus en proximite avec tous les membres de l'equipe, l'important est la restitution ! que celle ci se fasse toujours avec un ecrit cela formalise le travail des uns et des autres. Essayer d'etre dans une planification avec des dates butoirs,on ne peut pas passer 10 mois sur 12 a reflechir sur l'organisation, il faut avancer, tatonner, essayer, ameliorer et concretiser, quitte a en faire le bilan et retravailler un plan d'amelioration !
Si je peut me permettre vous avez une reelle opportunite au regard de l'evaluation interne, qui d'un cote vous est opposable mais peut donner au dela de l'aspect reglementaire des effets qui sont plus de l'ordre de l'evolution des pratiques, poser la question aux beneficiaires, tres souvent ils ont un regard tres a propos et aussi empreint d'analyse de se qui se passe dans l'organisation mise en place pour eux liee a leurs difficultes !
en tout cas je ressent dans vos propos une reelle envie de faire avancer les choses et cela, tres souvent, vaut bien toutes les techniques et les methodologies de reorganisation, donc bon courage et accrochez vous a vos aspirations
cordialement
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Nicky
Re: Démarches pour "ergonomiser" travail d'équipe
Bonsoir, Eric.
Sans entrer dans les détails, après observations et réflexions, je ne suis pas certaine que l'équipe, soit concrètement actuellement disponible pour entreprendre ce travail et il serait présomptueux de me sentir en mesure d'en montrer pourtant la prochaine nécessité de s'y atteler. Cependant, je garderai les pistes que vous m'avez suggérées en mémoire pour les partager au moment opportun.
Merci pour tout, et aussi pour la dernière touche de votre texte.
Cordialement
Sans entrer dans les détails, après observations et réflexions, je ne suis pas certaine que l'équipe, soit concrètement actuellement disponible pour entreprendre ce travail et il serait présomptueux de me sentir en mesure d'en montrer pourtant la prochaine nécessité de s'y atteler. Cependant, je garderai les pistes que vous m'avez suggérées en mémoire pour les partager au moment opportun.
Merci pour tout, et aussi pour la dernière touche de votre texte.
Cordialement