Bonjour,
J'envisage de prendre un poste de directrice de halte garderie,je suis infirmière ancienne auxiliaire de puericulture.
Je suis ravie de ces futures fonctions mais angoisse beaucoup pour le coté administratif!
J'aimerai avoir vos experiences pour prendre vraiment conscience de ce qu'il m'attend.
Merci par avance...
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directrice halte garderie
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ahah
Re: directrice halte garderie
bonjour,
ce qui t'attends, ça dépend beaucoup de la structure dans laquelle tu sera (nombre d'enfants, associatif, municipal, privé...) et du personel embauché.
Il est de toute façon à mon sens indispensable d'avoir un comptable ou de "sous-traîter" certains aspects administratifs (les fiches de paies par exemple). Dans la structure ou je travaille (petite structure associative), les principales tâches administratives sont la facturation, la gestion des inscriptions et des contrats, les liens avec et déclarations à faire aux différents partenaires financeurs (CAF, communes)et non financeurs (PMI, medecine du travail...), les commandes, la rédaction ou la remise à jour des projets, règlements intérieurs, la gestion de l'équipe (plannings, congés, plan de formation...), le recrutement...
Il y a quand même du boulot. Mon expérience me fait dire que plus la structure est petite, plus il y en a à faire car il n'y a pas de pôle comptabilité, de drh... C'est aussi à mon sens le plus intérressant, on est vraiment acteur de tous les aspects de la vie d'une structure du début à la fin et porteur de tous les projets.
Pas besoin d'angoisser directement. la plupart de ces taches ne sont pas hors de portée pour peu d'utiliser de bons outils et de savoir apprendre. On ne peut par exemple pas deviner le fonctionnement d'un logiciel de facturation mais ils ne sont en général pas bien compliqués et une fois pris en main, ils permettent souvent de gérer à la fois inscriptions, factures, suivi des dossiers médicaux, compta...
En, revanche, si ce n'est pas ton cas, je te conseille vivement d'apprendre à manier Excel, c'est un outil formidable pour la gestion au quotidien et pour se doter d'outils "personalisés". Je l'utilise presque tous les jours, ça fait gagner un temps fou.
Une formation ou un bon passage de relai ne serait pas du luxe si tu n'as jamais eu de postes similaires, cela ne remplace pas l'expérience mais permet de partir sur de bonnes bases et de ne pas faire trop de bêtises au début.
De toute façon, assez vite avec un peu d'expérience, cela ira tout seul. Je pense que la façon dont cela se déroulera, le temps que tu pourra y accorder sera fonction du reste: ton intégration, ta façon de travailler avec l'équipe, les parents, les enfants.
ce qui t'attends, ça dépend beaucoup de la structure dans laquelle tu sera (nombre d'enfants, associatif, municipal, privé...) et du personel embauché.
Il est de toute façon à mon sens indispensable d'avoir un comptable ou de "sous-traîter" certains aspects administratifs (les fiches de paies par exemple). Dans la structure ou je travaille (petite structure associative), les principales tâches administratives sont la facturation, la gestion des inscriptions et des contrats, les liens avec et déclarations à faire aux différents partenaires financeurs (CAF, communes)et non financeurs (PMI, medecine du travail...), les commandes, la rédaction ou la remise à jour des projets, règlements intérieurs, la gestion de l'équipe (plannings, congés, plan de formation...), le recrutement...
Il y a quand même du boulot. Mon expérience me fait dire que plus la structure est petite, plus il y en a à faire car il n'y a pas de pôle comptabilité, de drh... C'est aussi à mon sens le plus intérressant, on est vraiment acteur de tous les aspects de la vie d'une structure du début à la fin et porteur de tous les projets.
Pas besoin d'angoisser directement. la plupart de ces taches ne sont pas hors de portée pour peu d'utiliser de bons outils et de savoir apprendre. On ne peut par exemple pas deviner le fonctionnement d'un logiciel de facturation mais ils ne sont en général pas bien compliqués et une fois pris en main, ils permettent souvent de gérer à la fois inscriptions, factures, suivi des dossiers médicaux, compta...
En, revanche, si ce n'est pas ton cas, je te conseille vivement d'apprendre à manier Excel, c'est un outil formidable pour la gestion au quotidien et pour se doter d'outils "personalisés". Je l'utilise presque tous les jours, ça fait gagner un temps fou.
Une formation ou un bon passage de relai ne serait pas du luxe si tu n'as jamais eu de postes similaires, cela ne remplace pas l'expérience mais permet de partir sur de bonnes bases et de ne pas faire trop de bêtises au début.
De toute façon, assez vite avec un peu d'expérience, cela ira tout seul. Je pense que la façon dont cela se déroulera, le temps que tu pourra y accorder sera fonction du reste: ton intégration, ta façon de travailler avec l'équipe, les parents, les enfants.
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rasyne
Re: directrice halte garderie
Bonjour ahah et merci beaucoup de ta reponse!
La structure que je dois reprendre est une structure qui comptent 70 enfants inscrits de 18mois à 3 ans.
C'est une association loi 1901 qui demande donc d'avoir un president et un tresorier en plus de la directrice.Pour ce qui est de la presidente c'est une personne qui est directeur financier en dehors donc je compte sue elle pour m'aiguiller un peu.De plus il ya une comptable qui s'occupe de verifier les comptes.Donc je me dis qe je serai quand meme encadrée pour ne pas faire de grosses betises!
La directrice actuelle est là jusqu'en juillet donc je lui ai demandé qu'on puisse se rencontrer une fois par semaine à partir d'avril pour que le relais se fasse dans les meilleures conditions.
Voilà j'essaie de me rassurer comme tu le vois!
Et toi c'est une petite structure ou tu es?Tu géres tout toute seule au niveau administratif et comptable?
Pour ce qui du personnel , il ya une très bonne équipe actuellement deux AP ( un mi temps et un temps plein ) et une EDJE à temps plein.
Excel, merci du tuyau, je vais m'y mettre tout de suite!!!
Merci encore pour les infos, et toi alors depuis quand es tu directrice?
La structure que je dois reprendre est une structure qui comptent 70 enfants inscrits de 18mois à 3 ans.
C'est une association loi 1901 qui demande donc d'avoir un president et un tresorier en plus de la directrice.Pour ce qui est de la presidente c'est une personne qui est directeur financier en dehors donc je compte sue elle pour m'aiguiller un peu.De plus il ya une comptable qui s'occupe de verifier les comptes.Donc je me dis qe je serai quand meme encadrée pour ne pas faire de grosses betises!
La directrice actuelle est là jusqu'en juillet donc je lui ai demandé qu'on puisse se rencontrer une fois par semaine à partir d'avril pour que le relais se fasse dans les meilleures conditions.
Voilà j'essaie de me rassurer comme tu le vois!
Et toi c'est une petite structure ou tu es?Tu géres tout toute seule au niveau administratif et comptable?
Pour ce qui du personnel , il ya une très bonne équipe actuellement deux AP ( un mi temps et un temps plein ) et une EDJE à temps plein.
Excel, merci du tuyau, je vais m'y mettre tout de suite!!!
Merci encore pour les infos, et toi alors depuis quand es tu directrice?
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ahah
Re: directrice halte garderie
Bonjour,
alors déjà, je ne suis pas directrice. Je suis directeur. ça ne change pas le travail cela dit.
Oui, je suis dans une petite structure et il y a beaucoup à gérer, mais non, je ne fait pas tout tout seul. Les suivis de gestion, bilans, fiches de paies, déclaration URSAF...(yen a des tonnes) sont effectuées soit par la comptable, soit par délégués au comissaire au compte ou a d'autres partenanires (ACEPP) en ce qui nous concerne.
Vu la taille de la structure et les compétences du bureau, il y a fort à parier que tu soit dégagée de ces obligations. Le risque, c'est de ne plus avoir voix au chapitre (en ce qui concerne les budgets par exemple), je te conseille d'insister pour être partie prenante de la construction des budgets,c'est important pour pouvoir ensuite défendre les choix, les orientations budgétaires au sein de l'équipe et pour pouvoir amener le côté "pédagogique" dans la construction de ces orientations. Pour le coup, cela est sûrement plus facile dans une petite structure.
Cela implique que, même si ce n'est pas toi qui les rédige, tu soit être capable de lire un bilan financier, il est bon de se familiariser un peu avec les différents comptes, de repérer vite ou sont les économies, les pertes... ça parait souvent inabordable au premier abord mais ce n'est en fait pas si compliqué. Il n'y a aucune raison de faire une grosse bêtise, d'autant plus qu'un certain rythme de croisière doit déjà être pris pour les commandes...
Tes responsabilités seront certainement plus du côté de la facturation, de la gestion des plannings enfants et équipe, mener les réunions, réfléchir au projet, recruter...
En parlant de ça, j'espère que tu as un peu plus de monde dans ta structure que 2 AP et 1 EJE... Le reste de l'équipe est non diplomé ? CAP petite enfance ? Là ou je travaille, il y a aussi 2 AP et 1 EJE auprès des enfants, plus 4 autres personnes, mais pour 20 places.
faire un relai avec la "future ancienne" directrice est une très bonne idée (c'est même à mon sens indispensable).
Bonne chance et bonne prise de poste.
alors déjà, je ne suis pas directrice. Je suis directeur. ça ne change pas le travail cela dit.
Oui, je suis dans une petite structure et il y a beaucoup à gérer, mais non, je ne fait pas tout tout seul. Les suivis de gestion, bilans, fiches de paies, déclaration URSAF...(yen a des tonnes) sont effectuées soit par la comptable, soit par délégués au comissaire au compte ou a d'autres partenanires (ACEPP) en ce qui nous concerne.
Vu la taille de la structure et les compétences du bureau, il y a fort à parier que tu soit dégagée de ces obligations. Le risque, c'est de ne plus avoir voix au chapitre (en ce qui concerne les budgets par exemple), je te conseille d'insister pour être partie prenante de la construction des budgets,c'est important pour pouvoir ensuite défendre les choix, les orientations budgétaires au sein de l'équipe et pour pouvoir amener le côté "pédagogique" dans la construction de ces orientations. Pour le coup, cela est sûrement plus facile dans une petite structure.
Cela implique que, même si ce n'est pas toi qui les rédige, tu soit être capable de lire un bilan financier, il est bon de se familiariser un peu avec les différents comptes, de repérer vite ou sont les économies, les pertes... ça parait souvent inabordable au premier abord mais ce n'est en fait pas si compliqué. Il n'y a aucune raison de faire une grosse bêtise, d'autant plus qu'un certain rythme de croisière doit déjà être pris pour les commandes...
Tes responsabilités seront certainement plus du côté de la facturation, de la gestion des plannings enfants et équipe, mener les réunions, réfléchir au projet, recruter...
En parlant de ça, j'espère que tu as un peu plus de monde dans ta structure que 2 AP et 1 EJE... Le reste de l'équipe est non diplomé ? CAP petite enfance ? Là ou je travaille, il y a aussi 2 AP et 1 EJE auprès des enfants, plus 4 autres personnes, mais pour 20 places.
faire un relai avec la "future ancienne" directrice est une très bonne idée (c'est même à mon sens indispensable).
Bonne chance et bonne prise de poste.
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rasyne
Re: directrice halte garderie
Alors bonjour monsieur le directeur!!!
J'avance petit à petit dans l'immensité ds questions qui se posent à moi...Pour tout ce qui est gestion du personnel ( fiches de paie et autres ), c'est l'actuelle directrice qui s'en charge et elle l'ai traite sur excel, je pense qu'il y a plus simple et l'urssaf dispose d'un site qui aide à cela.
Sinon oui il n'y a que trois postes dont un à mi temps!Sur une lage horaire de 8h30 pour l'instant ca tourne très bien comme ca mais j'assure l'accueil du matin et je comblerai les trous si il ya, je verrai si ca marche ou pas mais c'est l'actuelle situation et il n'ya pas de soucis.
Actuellement toutes les demarches sont effectués par la directrice que ce soit les declarations urssaf, les paies, les bilans previssionnels, ils sont simplement validés par une comptable.J'essaierai je pense de m'alléger un peu tout ca!
Donc pour recapituler mes missions vont etre de gerer la tresorerie de l'assoc, de gerer le personnel dans sa totalité, de gerer les relations avec les différents partenaires: urssaf, mairie, CAF, parents.
En plus de cela, bien sur, le projet pedagogique, les enfants, les animations et toute l'intendance reserve de crayons, de couches, de savon etc etc...
Pour le relai avec l'ancienne directrice, il ne se fera peut etre pas autant que je l'aurai souhaité,Dommage!!!
Merci de ton soutien et encore pardon mais les hommes sont très rares dans ce secteur mais c'est une très bonne chance, ca calme les petites histoires feminines souvent!!!
J'avance petit à petit dans l'immensité ds questions qui se posent à moi...Pour tout ce qui est gestion du personnel ( fiches de paie et autres ), c'est l'actuelle directrice qui s'en charge et elle l'ai traite sur excel, je pense qu'il y a plus simple et l'urssaf dispose d'un site qui aide à cela.
Sinon oui il n'y a que trois postes dont un à mi temps!Sur une lage horaire de 8h30 pour l'instant ca tourne très bien comme ca mais j'assure l'accueil du matin et je comblerai les trous si il ya, je verrai si ca marche ou pas mais c'est l'actuelle situation et il n'ya pas de soucis.
Actuellement toutes les demarches sont effectués par la directrice que ce soit les declarations urssaf, les paies, les bilans previssionnels, ils sont simplement validés par une comptable.J'essaierai je pense de m'alléger un peu tout ca!
Donc pour recapituler mes missions vont etre de gerer la tresorerie de l'assoc, de gerer le personnel dans sa totalité, de gerer les relations avec les différents partenaires: urssaf, mairie, CAF, parents.
En plus de cela, bien sur, le projet pedagogique, les enfants, les animations et toute l'intendance reserve de crayons, de couches, de savon etc etc...
Pour le relai avec l'ancienne directrice, il ne se fera peut etre pas autant que je l'aurai souhaité,Dommage!!!
Merci de ton soutien et encore pardon mais les hommes sont très rares dans ce secteur mais c'est une très bonne chance, ca calme les petites histoires feminines souvent!!!
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ahah
Re: directrice halte garderie
Re bonjour,
et bien, du travail en perspective !
Pour les fiches de paie, je n'y ai jamais touché, ça me semble compliqué, mais encore une fois, quand on s'y met, peut être est-ce moins complexe qu'il n'y paraît. Bon moi, là tout de suite, je me sentirais pas de les éditer...
Quelque chose m'interpelle, 3,5 équivalents temps plein pour 70 enfants ? Ou alors j'ai mal compris. Si c'est ça, ça donne un adulte pour 20 enfants en admettant que tu sois en permanence auprès d'eux, ce qui avec les responsabilité de direction ne sera franchement pas possible. Je ne sais pas si ça tourne comme ça, mais c'est hors législation... J'ai du louper quelquechose.
Avec les tâches qui t'attendent, il va falloir jongler pour garder des temps auprès des enfants, mais je te conseille de vraiment le faire (il faut parfois en période de "rush" se faire violence) parceque sans ça, ce métier perd quand même beaucoup de son charme...
Pas de soucis pour "l'erreur de genre", j'ai l'habitude, mais je profite de toute occasion pour milliter...
et bien, du travail en perspective !
Pour les fiches de paie, je n'y ai jamais touché, ça me semble compliqué, mais encore une fois, quand on s'y met, peut être est-ce moins complexe qu'il n'y paraît. Bon moi, là tout de suite, je me sentirais pas de les éditer...
Quelque chose m'interpelle, 3,5 équivalents temps plein pour 70 enfants ? Ou alors j'ai mal compris. Si c'est ça, ça donne un adulte pour 20 enfants en admettant que tu sois en permanence auprès d'eux, ce qui avec les responsabilité de direction ne sera franchement pas possible. Je ne sais pas si ça tourne comme ça, mais c'est hors législation... J'ai du louper quelquechose.
Avec les tâches qui t'attendent, il va falloir jongler pour garder des temps auprès des enfants, mais je te conseille de vraiment le faire (il faut parfois en période de "rush" se faire violence) parceque sans ça, ce métier perd quand même beaucoup de son charme...
Pas de soucis pour "l'erreur de genre", j'ai l'habitude, mais je profite de toute occasion pour milliter...