Bonjour,
Voila, Directrice d'un multi accueil avec un agrément pour 26 enfants, je suis actuellement en pleine reflexion sur notre systeme de reservation. Nous avons actuellement un cahier, avec des tableaux mensuels remplis au crayon de papier, un peu compliquer. De plus, il est a la disposition de toute l'equipe, et de nombreuses erreurs surviennent.
Comment cela se passe t il dans vos structure? La directrice est elle la seul a prendre les reservations? Utilisez vous les programes proposé par les logiciels de gestion?
Merci d'avance pour vos reponses et bonne journée!
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Systeme de reservation Multiaccueil
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Claire
Re: Systeme de reservation Multiaccueil
Bonjour,
dans le multi-accueil où je suis, nous utilisons un logiciel. En un coup d'oeil, on voit le nombre d'enfants prévus par plages horaires, chaque jour de l'année.
La directrice et une éduc ont eu une formation pour maitriser ce logiciel (surtout par rapport aux facturations). Et moi j'ai appris sur le tas pour savoir prendre ou annuler une réservation, imprimer le listing du jour ou avoir accès aux infos des familles en cas de besoin.
Nous sommes donc trois à maitriser comment suivre les réservations, les trois personnes avec des fonctions administratives en fait. A nous trois, nous couvrons aussi l'ensemble des plages horaires d'ouverture de la structure, ce qui limite le nombre de personnes ayant besoin de se rendre devant le pc.
Nous accueillons 17 enfants, alors je comprends que pour 26 ça doit être un vrai casse-tête ! Peut-être cela vaut-il le coup d'investir.
dans le multi-accueil où je suis, nous utilisons un logiciel. En un coup d'oeil, on voit le nombre d'enfants prévus par plages horaires, chaque jour de l'année.
La directrice et une éduc ont eu une formation pour maitriser ce logiciel (surtout par rapport aux facturations). Et moi j'ai appris sur le tas pour savoir prendre ou annuler une réservation, imprimer le listing du jour ou avoir accès aux infos des familles en cas de besoin.
Nous sommes donc trois à maitriser comment suivre les réservations, les trois personnes avec des fonctions administratives en fait. A nous trois, nous couvrons aussi l'ensemble des plages horaires d'ouverture de la structure, ce qui limite le nombre de personnes ayant besoin de se rendre devant le pc.
Nous accueillons 17 enfants, alors je comprends que pour 26 ça doit être un vrai casse-tête ! Peut-être cela vaut-il le coup d'investir.
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Elodie
Re: Systeme de reservation Multiaccueil
Merci beaucoup Claire pour ta reponse.
En fait, nous avons un logiciel. Il est très efficase et en effet je trouve ca super pratique! Mais avec ma collegue nous avons peur des bugs informatique, de perdre les données ou de ne pas pouvoir acceder à ces données en cas de panne de l'ordinateur. Apres, je me dit que cela n'est jamais arriver jusque la, et que meme si l'accident arrivé une fois, cela serait surment surmontable.
Vous imprimer les listing tout les jour? Alors apres le soucis economie de sortir deux feuille pas jour... Mais bon, c'est quand meme super pratique! Je suis un peu tirailler.
Du coup vous ne garder pas de trace ecrite et cela ne pose pas de probleme? Vos contrats son pré-enregistrer et il ne vous manque plus qu'à inscrire les occasionnels c'est ca? J'ai vu que notre logiciel pouvait egalement trier les enfants qui marche, compter les repas, utilisez vous egalement ce systeme?
Beaucoup de question dsl!
J'ai vraiment envie d'essayer le meme principe que dans ton multi accueil!
En fait, nous avons un logiciel. Il est très efficase et en effet je trouve ca super pratique! Mais avec ma collegue nous avons peur des bugs informatique, de perdre les données ou de ne pas pouvoir acceder à ces données en cas de panne de l'ordinateur. Apres, je me dit que cela n'est jamais arriver jusque la, et que meme si l'accident arrivé une fois, cela serait surment surmontable.
Vous imprimer les listing tout les jour? Alors apres le soucis economie de sortir deux feuille pas jour... Mais bon, c'est quand meme super pratique! Je suis un peu tirailler.
Du coup vous ne garder pas de trace ecrite et cela ne pose pas de probleme? Vos contrats son pré-enregistrer et il ne vous manque plus qu'à inscrire les occasionnels c'est ca? J'ai vu que notre logiciel pouvait egalement trier les enfants qui marche, compter les repas, utilisez vous egalement ce systeme?
Beaucoup de question dsl!
J'ai vraiment envie d'essayer le meme principe que dans ton multi accueil!
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ahah
Re: Systeme de reservation Multiaccueil
Bonjour,
quelques pistes de façon générale:
l'outil informatique, quand il est bien conçu est très franchement un gain de temps et limite les erreurs, j'aurais beaucoup de mal à m'en passer maintenant.
La panne est toujours possible, mais on peut aussi perdre le cahier ou renverser une tasse de café sur la page qui nous intérresse...
Pour ce qui est des traces écrites, en général avec ce genre de logiciels, on peut soit imprimer un plnning, soit sauvegarder les fichiers du logiciel sur un support exterieur (CD, clef USB, les envoyer par mail...), ce qui permet de retrouver tel ou tel fichier en cas de besoin (contrôle CAF, URSAFF, étude sur la fréquentation...).
quelques pistes de façon générale:
l'outil informatique, quand il est bien conçu est très franchement un gain de temps et limite les erreurs, j'aurais beaucoup de mal à m'en passer maintenant.
La panne est toujours possible, mais on peut aussi perdre le cahier ou renverser une tasse de café sur la page qui nous intérresse...
Pour ce qui est des traces écrites, en général avec ce genre de logiciels, on peut soit imprimer un plnning, soit sauvegarder les fichiers du logiciel sur un support exterieur (CD, clef USB, les envoyer par mail...), ce qui permet de retrouver tel ou tel fichier en cas de besoin (contrôle CAF, URSAFF, étude sur la fréquentation...).
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Claire
Re: Systeme de reservation Multiaccueil
Bonsoir,
alors pour les bug, depuis 1 an que nous utilisons le logiciel, pas de problème.
Nous imprimons le listing chaque jour en effet, surtout parce que l'équipe l'a sous les yeux dans la salle de vie pour les accueils. Comme ça on a les heures d'arrivée et de départ des enfants, on note à la main (sur la même feuille) les heures réellement effectuées, l'âge des enfants et s'ils prennent le repas à la crèche, enfin, le nombre d'enfants présents à chaque heure.
Chaque feuille où nous avons noté les horaires effectifs est récolté par ma collègue qui reporte le tout dans le logiciel ensuite, pour la facturation. Nous gardons aussi ces feuilles, avec les feuilles de transmissions en archives.
Pour les infos concernant les familles, même si tout est dans l'ordi avec le logiciel, nous avons un dossier papier par enfant. Donc même si ordi en panne, on a accès aux coordonnées des familles.
Enfin, oui, les contrats réguliers sont enregistrés en début d'année et le logiciel affiche le tout pour l'année. Il nous reste à ajouter les occasionnels en fonction des places dispo, ou d'enregistrer des annulations. Et puis il y a des fonctions qui permettent de mettre si une absence est payante, déduite, s'il s'agit d'une maladie avec les jours de carence... Le logiciel calcule tout à la fin de chaque moi. Et puis pour les factures, idem, il suffit de lancer les impressions chaque mois, cela va vite.
Bonne soirée, j'espère vous avoir aidé.
alors pour les bug, depuis 1 an que nous utilisons le logiciel, pas de problème.
Nous imprimons le listing chaque jour en effet, surtout parce que l'équipe l'a sous les yeux dans la salle de vie pour les accueils. Comme ça on a les heures d'arrivée et de départ des enfants, on note à la main (sur la même feuille) les heures réellement effectuées, l'âge des enfants et s'ils prennent le repas à la crèche, enfin, le nombre d'enfants présents à chaque heure.
Chaque feuille où nous avons noté les horaires effectifs est récolté par ma collègue qui reporte le tout dans le logiciel ensuite, pour la facturation. Nous gardons aussi ces feuilles, avec les feuilles de transmissions en archives.
Pour les infos concernant les familles, même si tout est dans l'ordi avec le logiciel, nous avons un dossier papier par enfant. Donc même si ordi en panne, on a accès aux coordonnées des familles.
Enfin, oui, les contrats réguliers sont enregistrés en début d'année et le logiciel affiche le tout pour l'année. Il nous reste à ajouter les occasionnels en fonction des places dispo, ou d'enregistrer des annulations. Et puis il y a des fonctions qui permettent de mettre si une absence est payante, déduite, s'il s'agit d'une maladie avec les jours de carence... Le logiciel calcule tout à la fin de chaque moi. Et puis pour les factures, idem, il suffit de lancer les impressions chaque mois, cela va vite.
Bonne soirée, j'espère vous avoir aidé.